Cómo monitorear el acceso de los delegados en Outlook

Cómo monitorear el acceso de los delegados en Outlook

Cómo monitorear el acceso de los delegados en Outlook

  1. Niveles de acceso y carpetas aplicables
  2. Verificar y modificar permisos del buzón

Debido a que este artículo trata sobre monitorear el acceso de delegados en Outlook, asumimos que el acceso de delegado ya se ha otorgado a un usuario y, por lo tanto, analizamos el procedimiento de monitoreo y/o cambio del mismo.

1) Niveles de acceso y carpetas aplicables

  1. Crítico: Solo se concede acceso de lectura a los elementos a los delegados.
  2. Autor: Redactar nuevos elementos junto con acceso de lectura. Por ejemplo, un delegado con Autor El permiso puede crear convocatorias de reuniones y tareas directamente en la carpeta Tareas y Calendario del propietario y enviarlas en su nombre.
  3. Editor: Con acceso de editor, el delegado interesado puede realizar todas las tareas que un Autor puede hacer y además puede modificar y eliminar elementos.
  4. Ninguno: No se ha concedido acceso.

Dichos niveles de permisos se pueden otorgar a las carpetas de Outlook, como Calendario, Tareas, Bandeja de entrada, Contactos y Notas.

Nota: De forma predeterminada, cuando se agrega un delegado, se le otorgan Editor permiso a la Calendario y Tareas carpeta, que el propietario puede cambiar si es necesario. Cuando un delegado responde a una reunión en nombre del propietario, la misma se agrega automáticamente al calendario del propietario.

2) Verificar y modificar los permisos del buzón

Modificar permisos en Outlook

  • Clickea en el Archivo Tabulador y seleccione el Configuraciones de la cuenta
  • Bajo Configuraciones de la cuenta seleccionar Acceso delegado

Delegación de configuración de cuenta

  • En el cuadro de diálogo Acceso del delegado, seleccione el nombre del delegado cuyos permisos deben revisarse y haga clic en Permisos para abrir el Delegar permisos cuadro de diálogo.
  • En la siguiente ventana, haga clic en la lista desplegable al lado de cada elemento como Calendario, Bandeja de entrada, etc. El nivel de acceso se puede revisar o modificar.

Delegar correo de Outlook

  • Si al delegado se le debe otorgar acceso para recibir copias de las convocatorias de reunión enviadas al propietario del buzón, seleccione la casilla de verificación al lado El delegado recibe copias de los mensajes relacionados con la reunión que me enviarondebería permitir lo mismo.
  • Si el propietario del buzón desea que se notifique al delegado cuando se cambien los permisos, seleccione la casilla de verificación junto a Enviar automáticamente un mensaje para delegar resumiendo estos permisos La opción debería garantizar lo mismo.

Configurar opciones de privacidad del correo

  • Haga clic en Nuevo Email para redactar un correo nuevo.
  • Clickea en el flecha en el Etiquetas sección para abrir el Propiedades ventana.

Etiquetas flecha ventana de redacción de correo

  • Haga clic en la lista desplegable al lado de Sensibilidad opción y seleccione Privado de la lista.

Eliminar delegación de acceso

Si el propietario desea eliminar el acceso de un delegado en particular, puede hacer lo mismo siguiendo los pasos que se mencionan a continuación:

  • Clickea en el Archivo Tabulador y seleccione el Configuraciones de la cuenta
  • Bajo Configuraciones de la cuenta, seleccionar Acceso delegado.
  • Seleccione el nombre del delegado que desea eliminar y haga clic en Eliminar para eliminar el acceso de delegación.

Eliminación de acceso delegado

En conclusión, la supervisión del acceso de delegados puede considerarse un paso crucial para mantener la privacidad y la seguridad. Configurar niveles de permiso adecuados y revisarlos periódicamente puede ayudar a proteger los datos confidenciales del acceso no autorizado a nivel personal y organizacional.

¿Cómo se detecta quién otorgó permisos de acceso completo al buzón de otro usuario?

Para identificar quién otorgó permisos de acceso completo a otro usuario en Exchange, habilite la auditoría y use cmdlets de PowerShell como Set-AdminAuditLogConfig y Search-AdminAuditLog. También puede consultar el registro de auditoría del administrador en el Centro de administración de Exchange. Estos pasos le ayudarán a descubrir quién realizó cambios y cuándo para garantizar la responsabilidad y la transparencia.

¿Cuántos delegados puedes tener en Outlook?

Limite los delegados a una o dos personas. No configure un administrador y delega como delegados entre sí. Para trabajar como delegado, obtenga permiso de otro usuario de Office 365. Consulte con su departamento de TI para configurar correctamente el acceso de delegados.

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